退職代行を使われたらどうする？会社側の正しい対応手順と再発防止策を解説

「従業員から突然、退職代行を通じて退職の連絡が来た」。そんなとき、人事担当者や上司としてどう対応すればよいのか、戸惑う方は少なくありません。

退職代行を使われたこと自体にショックを受けるかもしれません。しかし、感情的な対応はトラブルのもとになります。大切なのは、法律にもとづいた冷静な対応です。

本記事では、退職代行を使われた場合に会社側がやるべき対応手順を6ステップで解説します。退職を拒否できるかどうか、本人への連絡の注意点、引き継ぎや有給休暇の消化、貸与物の返却といった実務対応もカバーしています。さらに、非弁行為の見分け方、損害賠償請求の可否、再発防止策まで網羅しています。

退職代行とは？サービスの仕組みと3つの形態

退職代行を使われた際に適切な対応をとるためには、まずサービスの仕組みを知っておくことが大切です。ここでは、退職代行の基本と3つの形態の違いを解説します。

退職代行サービスの基本的な仕組み

退職代行とは、従業員本人に代わって退職の意思を会社に伝えるサービスです。従業員が直接会社に退職を申し出ることがむずかしい場合に、第三者が間に入って連絡を行います。

退職代行業者から連絡が来た場合、それは従業員本人が退職の意思を持っているということです。企業としては、この意思表示を受け止めたうえで、適切な退職手続きを進めていきましょう。

弁護士・労働組合・民間企業の3つの形態と対応範囲の違い

退職代行サービスには、弁護士、労働組合、民間企業の3つの形態があります。会社側が対応を判断するうえで、どの形態の業者から連絡が来たかを確認することはとても大切です。

弁護士と労働組合には法的な交渉権限があります。しかし、民間企業にはありません。民間業者が退職条件について交渉を行うことは、弁護士法72条に違反する「非弁行為」にあたります。

退職代行における弁護士運営と労働組合運営の違いについては、退職代行は弁護士運営と労働組合運営で何が違う？違法リスクと交渉力を解説で詳しく解説しています。

退職代行の利用者が増えている背景

近年、退職代行サービスの利用者は増加傾向にあります。その背景には、パワハラやモラハラなどのハラスメント、退職を言い出しにくい職場環境、過度な引き留めといった問題があります。

「退職したい」と思っていても、上司との関係性や職場の雰囲気から言い出せない従業員は少なくありません。退職代行を使われたという事実は、職場環境になんらかの課題がある可能性を示しています。

退職代行を使われたときに会社側がやるべき対応手順【6ステップ】

退職代行を使われた場合、人事担当者や上司は冷静に、以下の6ステップで対応を進めましょう。

ステップ1：退職代行業者の身元・資格を確認する

退職代行業者から連絡が来たら、まずその業者の身元と資格を確認します。弁護士なのか、労働組合なのか、民間企業なのかによって、会社側の対応が変わるためです。

具体的には、業者名の確認に加え、以下の情報をチェックしましょう。

• 弁護士の場合：弁護士番号や所属弁護士会
• 労働組合の場合：組合名と法人番号

また、従業員本人からの委任状があるかどうかも確認すべきポイントです。

ステップ2：従業員本人の退職意思を確認する

退職代行業者からの連絡が、本当に従業員本人の意思にもとづくものかを確認します。なりすましや第三者による嫌がらせの可能性を排除するために必要なステップです。

確認方法としては、退職代行業者を通じて本人の意思確認書面を求めるのが一般的です。ただし、本人に直接連絡して確認しようとするのは避けてください。退職代行を利用している時点で、本人は会社との直接のやり取りを望んでいない可能性が高いためです。

ステップ3：従業員の雇用形態を確認する

従業員が正社員（無期雇用）か契約社員（有期雇用）かによって、退職の法的な取り扱いが異なります。

正社員の場合、民法627条により退職の意思表示から2週間で退職が成立します。会社側が退職を拒否することはできません。

一方、有期雇用の場合は原則として契約期間中の退職には「やむを得ない事由」が必要です。ただし、労働基準法137条により、契約初日から1年を経過すれば、いつでも退職できます。

ステップ4：退職届の提出を依頼・受理する

従業員の退職意思が確認できたら、退職届の提出を依頼します。退職届は退職代行業者を通じて提出されるのが一般的です。

退職届を受理した時点で退職日が確定します。退職日を決める際は、有給休暇の残日数も考慮して調整しましょう。なお、会社側が退職届の受理を拒否しても、民法627条により意思表示から2週間で退職は成立します。

ステップ5：業務の引き継ぎを依頼する

退職する従業員に対して、業務の引き継ぎを依頼します。ただし、引き継ぎは法律上の義務ではないため、従業員が応じないこともあります。

引き継ぎを依頼する場合は、退職代行業者を通じて書面やテキストベースで行うのが現実的です。対面での引き継ぎを強要するのは避けましょう。

引き継ぎに応じてもらえないケースに備え、ふだんから業務マニュアルを整備し、属人化を防ぐ体制をつくっておくことが大切です。

ステップ6：貸与物の返却・退職手続きを進める

最後に、会社の貸与物の返却と各種退職手続きを進めます。

社員証やパソコン、制服などの貸与物は、退職代行業者を通じて郵送での返却を依頼するのが一般的です。

また、以下の手続きも速やかに対応しましょう。

• 最終給与や退職金の精算
• 社会保険や雇用保険の資格喪失手続き
• 離職票や源泉徴収票の発行

従業員の私物が会社に残っている場合は、着払いで郵送するなどして返却します。私物の無断処分は絶対に行わないでください。

退職代行利用時の貸与物や私物の取り扱いについては、退職代行利用時の荷物(返却物、貸与品)はどうなる？会社に行かずに私物を着払い郵送で受け取る方法と注意点で詳しく解説しています。

退職代行を使われた場合に退職を拒否できる？法的な注意点

退職代行を使われた際に「退職を拒否したい」と考える会社側の方もいるかもしれません。しかし、法的には退職の拒否は原則としてできません。

正社員の退職は原則拒否できない（民法627条）

正社員（無期雇用労働者）の場合、民法627条1項により「当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる」とされています。退職の意思表示から2週間が経過すれば、会社側の承諾がなくても退職が成立します。

つまり、退職代行を通じた退職の意思表示であっても、法的に有効です。会社側が退職を拒否することはできません。

有期雇用の場合はやむを得ない事由が必要

契約社員やパートなど有期雇用の従業員の場合、原則として契約期間中は「やむを得ない事由」がなければ退職できません（民法628条）。ハラスメントや体調不良などは「やむを得ない事由」にあたる可能性があります。

また、労働基準法137条により、契約初日から1年が経過していれば、やむを得ない事由がなくてもいつでも退職できます。

非弁行為にあたる場合の対応方法

民間の退職代行業者が退職条件の交渉を行ってきた場合、それは弁護士法72条に違反する非弁行為にあたる可能性があります。

非弁行為が疑われる場合は、交渉には応じないようにしましょう。「退職の意思は承りましたが、交渉については弁護士または労働組合を通じてお願いします」と伝えるのが適切です。判断に迷う場合は、顧問弁護士に相談してください。

退職代行を使われたときにやってはいけないNG対応

退職代行を使われたとき、感情的になってしまうこともあるかもしれません。しかし、以下の対応はトラブルを悪化させるため、絶対に避けてください。

従業員本人への直接連絡・引き留めの強要

退職代行を通じて連絡が来ているにもかかわらず、本人に直接電話をしたり、自宅を訪問したりするのは避けるべきです。本人が退職代行を利用している時点で、直接の連絡を望んでいないと考えるのが自然です。

引き留めのために直接連絡すると、かえって従業員との関係が悪化します。法的なトラブルに発展するリスクもあります。

退職代行業者への感情的な対応・無視

退職代行業者からの連絡に対して、怒りをぶつけたり、無視したりするのも避けましょう。感情的な対応は問題の解決を遅らせるだけです。

また、業者からの連絡を無視し続けると、内容証明郵便の送付や法的手続きに発展するおそれがあります。退職代行業者からの連絡には、冷静かつ速やかに対応するのが会社のリスクを最小限に抑える最善策です。

退職代行におけるトラブル事例や回避方法については、退職代行のトラブル事例｜トラブルにならない退職代行の選び方とは？で詳しく解説しています。

民間の退職代行業者との交渉に応じる

民間の退職代行業者が退職条件について交渉を求めてきた場合、安易に応じてはいけません。前述のとおり、民間業者による交渉は非弁行為にあたる可能性があります。

交渉に応じてしまうと、あとからその合意内容の法的有効性が争われるリスクがあります。交渉が必要な場合は、弁護士や労働組合を通すよう求めましょう。

損害賠償請求や懲戒解雇での報復

退職代行を使われたことへの報復として、損害賠償請求や懲戒解雇を検討する方もいるかもしれません。しかし、退職そのものを理由とした損害賠償請求が認められるケースはごく限られています。

故意に会社に損害を与えた場合や機密情報を漏洩した場合をのぞき、退職代行を利用して退職したというだけでは損害賠償の根拠にはなりません。報復的な損害賠償請求や懲戒解雇は、かえって会社側が不当労働行為として訴えられるリスクを高めます。

損害賠償のリスクについてさらに詳しくは、退職代行で訴えられる？損害賠償のリスクと安心できる業者の選び方をご覧ください。

退職代行を使われた場合の有給消化・引き継ぎ・貸与物返却の実務対応

退職代行を使われた際に、実務面でとくに疑問が多いのが有給休暇の消化、引き継ぎ、貸与物の返却です。それぞれの対応方法を解説します。

有給休暇の消化は拒否できる？

結論から言えば、有給休暇の消化を拒否することはできません。有給休暇は労働基準法で認められた労働者の権利です。

会社には有給休暇の「時季変更権」があります。しかし、これは業務に支障がある場合に取得時期を変更できる権利であり、退職時には使えません。退職日が決まっている場合、変更先の日程を指定できないためです。退職代行を通じて有給消化の申し出があった場合は、残日数を確認のうえ対応しましょう。

引き継ぎなしで退職された場合の対処法

法律上、引き継ぎは義務ではありません。そのため、退職代行を利用した従業員が引き継ぎに応じないケースもあります。

その場合は、退職代行業者を通じて、テキストベースでの簡易的な引き継ぎを依頼できます。ただし、強制はできません。

引き継ぎなしで退職されるリスクに備え、ふだんから業務マニュアルの整備や情報の共有体制をつくっておくことがもっとも有効な対策です。

会社の貸与物・私物の返却手続き

貸与物の返却は、退職代行業者を通じて郵送で行うのが一般的です。社員証、パソコン、制服、鍵などのリストを作成し、業者経由で従業員に伝えましょう。

返却方法は、届いたことが確認できる方法（書留やレターパックなど）で元払い郵送を依頼するのが基本です。

一方、会社に残っている従業員の私物は、着払いでの郵送や、本人の希望に応じた処分を行います。私物の無断処分はトラブルのもとになるため、かならず本人の意向を確認してください。

なぜ退職代行を使われたのか？従業員が退職代行を選ぶ理由と再発防止策

退職代行を使われたという事実は、職場環境を見直すきっかけでもあります。なぜ従業員が退職代行を選んだのか、その背景を理解し、再発防止に取り組みましょう。

退職代行を使う従業員の主な理由

従業員が退職代行を利用する理由はさまざまです。しかし、共通しているのは「自分で退職を言い出せない状況にある」という点です。

具体的には、次のようなケースが挙げられます。

• 上司や同僚からのハラスメント
• 退職を切り出すと強引に引き留められる
• 退職を申し出た同僚が不利益な扱いを受けた前例がある
• 精神的に追い詰められていて直接伝える余裕がない

こうした理由は、いずれも職場環境に起因するものです。

職場環境の改善とハラスメント防止策

退職代行を使われないために、まず取り組むべきはハラスメントの防止です。パワハラやモラハラが起きやすい職場では、従業員が退職を言い出しにくくなります。

具体的な施策としては、以下が有効です。

• ハラスメント防止研修の定期実施
• 社内相談窓口の設置と周知
• 管理職向けのコミュニケーション研修
• 定期的な1on1面談の実施

従業員が安心して相談できる環境を整えることが、退職代行の利用を防ぐ第一歩です。

退職代行を使われない組織づくりのポイント

退職代行を使われない組織をつくるには、心理的安全性の確保が欠かせません。従業員が「退職したい」と感じたときに、正直にその気持ちを伝えられる職場環境が理想です。

キャリアパスの明確化、適切な評価制度の運用、ワークライフバランスへの配慮なども大切です。「辞めたい」と思わせない職場づくりと、「辞めたい」と言える職場づくり。この両方に取り組むことが、企業にとっての最善策です。

退職代行を使う側の視点｜利用は正当な権利

ここまで会社側の対応について解説してきましたが、退職代行を使う側の視点にも触れておきます。退職代行の利用を検討している方にとって参考になる情報です。

退職代行の利用は法律上認められた権利

労働者には退職の自由が法律で保障されています。民法627条により、無期雇用の労働者はいつでも退職の申し入れができ、申し入れから2週間で退職が成立します。

退職代行サービスの利用は、この退職の自由を行使するためのひとつの方法にすぎません。「退職代行を使うのは非常識」という声もありますが、法律上は正当な権利の行使です。

退職代行ローキなら弁護士×労働組合のダブル対応で安心

もし退職代行の利用を検討されているなら、退職代行ローキがおすすめです。退職代行ローキは労働基準調査組合が運営する退職代行サービスで、日本初の弁護士と労働組合による「ダブル対応」を提供しています。

料金は税込19,800円で、追加料金は一切かかりません。労働組合の団体交渉権にもとづき、退職日や有給休暇の消化、未払い賃金の請求などの交渉ができます。

さらに、退職したことを理由に会社から損害賠償請求や懲戒解雇処分を受けた場合は、追加料金なしで弁護士が撤回交渉を行います。ただし、故意による損害や横領など退職とは無関係な請求はサービス対象外です。

退職成功率は100%で、LINEでの相談は24時間対応しています。最短で相談日当日の実行も可能です。全額返金保証も付いているため、安心してご利用いただけます。

退職代行ローキの特徴についてさらに詳しくは、退職代行ローキとは？モームリとの違い・特徴を徹底解説【安く即日対応可能】をご覧ください。

退職代行を使われた場合のよくある質問（FAQ）

Q. 退職代行を使われたら会社はどう対応すべき？

まず退職代行業者の身元（弁護士・労働組合・民間業者）を確認し、従業員本人の退職意思を確認します。その後、雇用形態の確認、退職届の提出依頼と受理、業務の引き継ぎ依頼、貸与物の返却と退職手続きを順に進めます。感情的な対応や無視は避け、冷静に対応することが重要です。

Q. 退職代行を使われた場合、退職を拒否できる？

正社員（無期雇用）の場合、民法627条により退職の意思表示から2週間で退職が成立するため、会社が退職を拒否することはできません。有期雇用の場合はやむを得ない事由が必要ですが、契約期間の初日から1年経過後はいつでも退職が可能です。

Q. 退職代行で連絡が来たら本人に直接連絡してもいい？

退職代行を通じて連絡があった場合、本人への直接連絡は慎重に行うべきです。退職代行を利用している時点で本人は直接の連絡を望んでいない可能性が高く、強引な接触はトラブルに発展するおそれがあります。連絡が必要な場合は退職代行業者を通じて行いましょう。

Q. 退職代行を使われたら引き継ぎはどうなる？

法律上、引き継ぎは義務ではありません。ただし、退職代行業者を通じて書面やテキストベースでの引き継ぎを依頼することは可能です。引き継ぎに応じてもらえない場合に備え、日頃から業務マニュアルの整備や属人化の防止に取り組むことが重要です。

Q. 退職代行を使われたら損害賠償を請求できる？

退職すること自体を理由とした損害賠償請求は、原則として認められません。故意に会社に損害を与えた場合や機密情報の漏洩などがあれば別ですが、退職代行を利用して退職したというだけでは損害賠償の根拠にはなりません。報復的な損害賠償請求はかえって会社側のリスクを高めます。

まとめ｜退職代行を使われても冷静に対応し、職場環境の見直しを

退職代行を使われた場合、会社側がまず行うべきは冷静な対応です。業者の身元確認から退職届の受理、引き継ぎ依頼、貸与物の返却まで、6ステップに沿ってひとつずつ進めましょう。

退職の拒否や本人への直接連絡、感情的な報復は法的リスクを高めるだけです。退職は労働者の正当な権利であり、退職代行の利用もまた合法的な手段です。

そして、退職代行を使われたという事実を、職場環境を見直すきっかけとして活かしてください。ハラスメントの防止、相談体制の整備、心理的安全性の確保に取り組むことが、従業員の定着率向上につながります。

もし今、退職を考えていて自分で会社に伝えることがむずかしいと感じている方がいれば、退職代行の利用も選択肢のひとつです。退職代行ローキでは、弁護士と労働組合のダブル対応で、安心して退職手続きを進められます。

まずは無料相談！

執筆者：労働基準調査組合執行委員 石丸隆之